Политика в отношении обработки персональных данных
1. Общие положения
1.1. Политика в отношении обработки персональных данных (далее — Политика) направлена на защиту прав и свобод физических лиц, персональные данные которых обрабатывает ООО «ФИРМА ВЕРОНИКА ЛТД» (далее — Оператор).
1.2. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — ФЗ «О персональных данных»).
1.3. Политика содержит сведения, подлежащие раскрытию в соответствии с ч. 1 ст. 14 ФЗ «О персональных данных», и является общедоступным документом, размещаемым в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ «О персональных данных».
2. Сведения об операторе
2.1. Оператор ведет свою деятельность по адресу: Российская Федерация, г. Санкт-Петербург, ул. Савушкина, дом 8, корпус 2, лит. А.
2.2. База данных с информацией, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации, находится по адресу: Российская Федерация, г. Санкт-Петербург, ул. Савушкина, дом 8, корпус 2, лит. А.
3. Сведения об обработке персональных данных
3.1. Оператор обрабатывает персональные данные на законной и справедливой основе для выполнения возложенных законодательством функций, полномочий и обязанностей, осуществления прав и законных интересов Оператора, работников Оператора и третьих лиц, а также на основании согласия субъектов персональных данных, для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных, и в иных случаях, предусмотренных ФЗ «О персональных данных».
3.2. Оператор получает персональные данные преимущественно непосредственно у субъектов персональных данных. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, персональные данные могут быть получены от третьих лиц при наличии согласия субъекта персональных данных или иных законных оснований.
3.3. Оператор обрабатывает персональные данные автоматизированным и неавтоматизированным способами, с использованием средств вычислительной техники и без использования таких средств.
3.4. Действия по обработке персональных данных включают сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.
4. Обработка персональных данных работников
4.1. Оператор обрабатывает персональные данные работников Оператора в рамках правоотношений, урегулированных Трудовым Кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (далее — ТК РФ), в том числе главой 14 ТК РФ, касающейся защиты персональных данных работников.
4.2. Оператор обрабатывает персональные данные работников с целью выполнения трудовых договоров, соблюдения норм законодательства РФ, а также с целью:
— вести кадровый учет;
— вести бухгалтерский учет;
— осуществлять функции, полномочия и обязанности, возложенные законодательством РФ на Оператора, в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Социальный фонд РФ, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;
— соблюдать нормы и требования по охране труда и обеспечения личной безопасности работников ООО «ФИРМА ВЕРОНИКА ЛТД», сохранности имущества;
— контролировать количество и качество выполняемой работы;
— предоставлять льготы и компенсации, предусмотренные законодательством РФ;
— открывать личные банковские счета работников ООО «ФИРМА ВЕРОНИКА ЛТД» для перечисления заработной платы;
— перечислять страховые взносы в негосударственные пенсионные фонды;
— обеспечивать пропускной режим на территорию Оператора;
— организовывать обучение работников ООО «ФИРМА ВЕРОНИКА ЛТД»;
— публиковать на сайте, во внутренних справочниках, адресных книгах организации – с отдельного письменного согласия работника, если иное не предусмотрено законодательством РФ.
4.3. Оператор не принимает решения, затрагивающие интересы работников, основываясь на их персональных данных, полученных электронным образом или исключительно в результате автоматизированной обработки.
4.4. Оператор защищает персональные данные работников за счет собственных средств в порядке, установленном ТК РФ, ФЗ «О персональных данных» и иными федеральными законами.
4.5. Оператор знакомит работников и их представителей под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
4.6. Оператор разрешает доступ к персональным данным работников только допущенным лицам, которые имеют право получать только те данные, которые необходимы для выполнения их функций.
4.7. Оператор получает все персональные данные работников у них самих. Если данные работника возможно получить только у третьей стороны, Оператор заранее уведомляет об этом работника и получает его письменное согласие. Оператор сообщает работнику о целях, источниках, способах получения, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
4.8. Оператор обязуется получать персональные данные работников с их согласия в случаях, не предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами, а также для целей, не связанных с исполнением трудового договора и требований законодательства Российской Федерации.
4.9. Оператор обрабатывает персональные данные работников в течение срока действия трудового договора. Оператор обрабатывает персональные данные уволенных работников в течение срока, установленного Налоговым Кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и иными нормативными правовыми актами.
4.10. Оператор может обрабатывать специальные категории персональных данных работников (сведений о состоянии здоровья, относящихся к вопросу о возможности выполнения ими трудовых функций) на основании на основании письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ст. 11 ФЗ «О персональных данных» и ст. 88 Трудового кодекса Российской Федерации.
4.11. Оператор не обрабатывает биометрические персональные данные работников в целях идентификации личности, за исключением случаев размещения фотографий медицинских работников на официальном сайте Оператора. Обработка фотографий медицинских работников для публикации на сайте осуществляется исключительно на основании отдельного письменного согласия работника, предоставляемого в соответствии со статьей 11 ФЗ «О персональных данных», и только в случае, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации. Размещение фотографий медицинских работников на сайте осуществляется с целью, указанной в пункте 4.2 настоящей Политики (публикация на сайте для информирования пациентов).
4.12. Оператор не получает данные о членстве работников в общественных объединениях или их профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.
4.13. Оператор обрабатывает следующие персональные данные работников: фамилия, имя, отчество; тип, серия и номер документа, удостоверяющего личность; дата выдачи документа, удостоверяющего личность, и информация о выдавшем его органе; адрес; номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; доходы; должность; дата рождения; место рождения; номер контактного телефона; идентификационный номер налогоплательщика; семейное положение; образование; профессия; трудовой стаж; сведения о воинском учете; данные о социальных льготах; национальная принадлежность; фотография; владение языками; научные труды; правительственные награды; адрес электронной почты; состояние здоровья; имущественное положение; служба в армии; привлечение к уголовной ответственности; сведения об исполнительном производстве в отношении работника; сведения о родителях; иностранные языки; страховые взносы на ОПС; страховые взносы на ОМС; налоговые вычеты; льготные выплаты; выход на пенсию; временная нетрудоспособность; табельный номер; ученая степень, звание; научно-педагогический стаж; данные полиса ОМС.
4.14. Оператор не сообщает третьей стороне персональные данные работника без его письменного согласия, кроме случаев, когда это необходимо для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ, ФЗ «О персональных данных» или иными федеральными законами.
4.15. Оператор не сообщает персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия.
4.16. Оператор передает персональные данные работников их представителям в порядке, установленном ТК РФ, ФЗ «О персональных данных» и иными федеральными законами, и ограничивает эту информацию только теми данными, которые необходимы для выполнения представителями их функций.
4.17. Оператор предупреждает лиц, получающих персональные данные работника, что эти данные могут быть использованы только в целях, для которых они сообщены, требует от этих лиц подтверждения, что это правило соблюдено.
4.18. В порядке, установленном законодательством, и в соответствии с ФЗ «О персональных данных» для достижения целей обработки персональных данных и с согласия работников Оператор предоставляет персональные данные работников или поручает их обработку следующим лицам: Минздрав РФ (в рамках предоставления сведений для включения в ФРМР и ФРМО); государственные органы (Соцфонд, ФНС, ФОМС и др.); банк (в рамках зарплатного проекта); компании пассажирских грузоперевозок и гостиницы (в рамках организации командировок); компания, оказывающая услуги по IT, бухгалтерскому, кадровому и юридическому сопровождению; компании – поставщики услуг (при прохождении обязательных медицинских осмотров, индивидуальном пошиве медицинской формы, приобретении медицинского оборудования индивидуального использования).
4.19. Работник может получить свободный бесплатный доступ к информации о его персональных данных и об обработке этих данных. Работник может получить копию любой записи, содержащей его персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
4.20. Работник может получить доступ к медицинской документации, отражающей состояние его здоровья, с помощью медицинского работника по его выбору.
4.21. Работник может определить представителя для защиты его персональных данных.
4.22. Работник может требовать исключить или исправить свои неверные или неполные персональные данные, а также данные, обработанные с нарушением требований ТК РФ, ФЗ «О персональных данных» или иного федерального закона. При отказе Оператора исключить или исправить персональные данные работника он может заявить в письменной форме о своем несогласии и обосновать такое несогласие. Работник может дополнить персональные данные оценочного характера заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
4.23. Работник может требовать известить всех лиц, которым ранее были сообщены его неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
4.24. Работник может обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке и защите его персональных данных.
5. Обработка персональных данных пациентов
5.1. Оператор обрабатывает персональные данные пациентов в целях соблюдения норм законодательства РФ, а также с целями:
— заключать и выполнять обязательства по договорам с пациентами;
— организовывать и оказывать медицинские услуги, включая установление диагноза, планирование и проведение лечения, осуществление контроля качества и безопасности медицинской помощи;
— оформлять медицинскую документацию;
— обеспечивать ведение и хранение архива медицинских данных;
— информировать пациента о ходе лечения, медицинских назначениях, результатах обследований;
— взаимодействовать с медицинскими, лабораторными и страховыми организациями в рамках оказания медицинской помощи;
— оформлять и предоставлять документы для получения социального налогового вычета за лечение;
— осуществлять взаиморасчеты с пациентом (плательщиком), включая принятие авансов, их перенос и возврат денежных средств в соответствии с договором;
— рассматривать обращения, претензии и заявления пациентов;;
— информировать о новых услугах, специальных акциях и предложениях;
— оформлять дисконтные карты;
— осуществлять виды деятельности, предусмотренные учредительными документами ООО «ФИРМА ВЕРОНИКА ЛТД».
5.2. Оператор обрабатывает персональные данные пациентов с их согласия, которое должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным, оформленным в соответствии с ч. 1 ст. 9 ФЗ «О персональных данных». Согласие предоставляется на срок, указанный в согласии, или на срок действия договора, если это предусмотрено договором. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, согласие предоставляется в письменном виде. Обработка персональных данных при заключении договора осуществляется на основании п. 5 ч. 1 ст. 6 ФЗ «О персональных данных».
5.3. Оператор обрабатывает персональные данные пациентов в течение сроков действия заключенных с ними договоров или сроков, установленных законодательством. Оператор может обрабатывать персональные данные пациентов после окончания сроков действия заключенных с ними договоров в течение срока, установленного Налоговым Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Федеральным законом «Об основах охраны здоровья граждан Российской Федерации», а также в течение всего срока хранения медицинской документации, установленного Приказом Минздрава РФ от 03.08.2023 № 408, на основании которого медицинская документация пациентов на бумажном носителе подлежит хранению в течение 25 лет, а медицинская документация, ведущаяся в медицинской информационной системе (электронная форма) – в течение 50 лет.
5.4. Оператор обрабатывает следующие персональные данные пациентов: фамилия, имя, отчество; тип, серия и номер документа, удостоверяющего личность; дата выдачи документа, удостоверяющего личность, и информация о выдавшем его органе; год рождения; месяц рождения; дата рождения; место рождения; адрес; номер контактного телефона; адрес электронной почты, идентификационный номер налогоплательщика (в случае предоставления).
5.5. Оператор имеет право отправлять пациентам уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях.
5.6. Пациент имеет право отказаться от получения уведомлений, направив на адрес электронной почты mail@veronica.ru электронное письмо с пометкой «отказ от уведомлений» либо подав письменное заявление в любое из подразделений Оператора.
5.7. Для целей, указанных в пункте 5.1 настоящей Политики, Оператор вправе на основании заключенных договоров поручать обработку персональных данных пациентов следующим юридическим лицам, которые обеспечивают конфиденциальность и безопасность данных в соответствии с требованиями ФЗ «О персональных данных»:
— ООО «УКЦ СПИК-Вероника» (ИНН 7814307918, адрес: Санкт-Петербург, ул. Савушкина, д. 36, лит. А, пом. 4-Н) – для целей информационно-технологического, бухгалтерского, юридического и архивного обеспечения деятельности Оператора;
— ООО «Вероника ЗТЛ» (ИНН 7814512917, адрес: Санкт-Петербург, ул. Савушкина, д. 8, корп. 2, лит. А) – для целей технического обеспечения оказания медицинской помощи (включая работы по изготовлению зубных протезов и ортодонтических конструкций).
Обработка персональных данных указанными лицами осуществляется исключительно в объеме и для целей, необходимых для исполнения обязательств Оператора перед пациентом.
5.8. Оператор информирует, что в соответствии с частью 2 статьи 9 и частью 2 статьи 10 ФЗ «О персональных данных» отзыв согласия на обработку персональных данных, предоставленного для целей, не связанных с непосредственным оказанием медицинской помощи (например, для получения рекламной информации), влечет немедленное прекращение такой обработки.
В отношении персональных данных, составляющих врачебную тайну и содержащихся в медицинской документации пациента, Оператор вправе продолжать их обработку (хранение) в течение установленных нормативными сроками хранения медицинской документации, а также для рассмотрения возможных претензий, даже в случае отказа пациента от дальнейшего лечения или отзыва согласия, в соответствии с пунктами 2-4 части 2 статьи 10 ФЗ «О персональных данных».
5.9. В рамках оказания медицинских услуг Оператор осуществляет фотофиксацию зоны лечения (интраоральные снимки). Указанные изображения относятся к персональным данным и обрабатываются исключительно в целях диагностики, планирования и контроля лечения, ведения медицинской документации, внутреннего контроля качества и обеспечения преемственности медицинской помощи. В соответствии с пунктом 2 части 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка биометрических персональных данных допускается без согласия субъекта при осуществлении медицинской деятельности. Оператор не осуществляет идентификацию личности пациента на основе таких изображений и не передает их третьим лицам для целей, не связанных с лечением. Использование обезличенных изображений для целей обучения, науки или публикаций допускается только после получения отдельного информированного согласия пациента.
6. Сведения об обеспечении безопасности персональных данных
6.1. Оператор назначает ответственного за организацию обработки персональных данных для выполнения обязанностей, что является одной из мер, предусмотренных п. 1 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ «О персональных данных».
6.2. Оператор применяет комплекс правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных для обеспечения конфиденциальности персональных данных и их защиты от неправомерных действий, в том числе:
— утверждает и приводит в действие документ «Положение об обработке персональных данных» (далее — Положение) и иные локальные акты, устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений, в соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 ФЗ «О персональных данных»;
— обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике, копия которой размещена по адресу нахождения Оператора, а также может быть размещена на сайте Оператора (при его наличии);
— производит ознакомление работников с положениями законодательства о персональных данных, а также с Политикой и Положением;
— осуществляет допуск работников к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Оператора, а также к их материальным носителям только для выполнения трудовых обязанностей;
— устанавливает правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе Оператора, а также обеспечивает регистрацию и учет всех действий с ними;
— применяет организационные и технические меры и использует средства защиты информации, необходимые для достижения установленного уровня защищенности персональных данных.
7. Права субъектов персональных данных
7.1. Субъект персональных данных имеет право: на получение персональных данных, относящихся к данному субъекту, и информации, касающейся их обработки; на уточнение, блокирование или уничтожение его персональных данных в случае, если они являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки; на отзыв данного им согласия на обработку персональных данных; на защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и компенсацию морального вреда в судебном порядке; на обжалование действий или бездействия Оператора в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.
7.2. Для реализации своих прав и законных интересов субъекты персональных данных имеют право обратиться к Оператору либо направить запрос лично или с помощью представителя. Запрос должен содержать сведения, указанные в ч. 3 ст. 14 ФЗ «О персональных данных».
8. Обработка персональных данных посредством аудиовидеонаблюдения
8.1. В целях обеспечения безопасности, антитеррористической и противопожарной защищенности объекта, сохранности имущества, защиты жизни и здоровья работников и посетителей, а также объективизации обстоятельств при рассмотрении конфликтных ситуаций, во всех помещениях Оператора, включая места общего пользования (холлы, коридоры, зоны ожидания, входные группы) и кабинеты, предназначенные для оказания медицинской помощи (кабинеты врачей), на постоянной основе осуществляется аудиовидеонаблюдение.
Система аудиовидеонаблюдения является стационарной, функционирует непрерывно и технологически не позволяет избирательно отключать запись в отдельном кабинете или зоне на период приема конкретного пациента.
8.2. Правовым основанием обработки персональных данных посредством аудиовидеонаблюдения является:
— в отношении мест общего пользования – законный интерес Оператора, а также требования Федерального закона от 22.07.2008 № 123-ФЗ, Постановлений Правительства РФ от 25.03.2015 № 272 и от 13.01.2017 № 8;
— в отношении кабинетов врача – письменное согласие пациента на обработку персональных данных, оформляемое в виде отдельного документа в соответствии с требованиями части 1 статьи 9 ФЗ «О персональных данных».
Аудиовидеонаблюдение в кабинетах врачей включает в себя фиксацию изображения и запись звука во время рабочих часов врача. Информация о ведении аудиовидеонаблюдения доводится до сведения пациентов путем размещения соответствующих табличек (стикеров) в помещениях холлов, коридоров, зон ожидания клиники, а также путем включения соответствующего условия в текст Согласия на обработку персональных данных, Правила предоставления платных медицинских и немедицинских услуг ООО «ФИРМА ВЕРОНИКА ЛТД» и настоящую Политику.
8.3. Отказ пациента от аудиовидеонаблюдения (неподписание Согласия либо отзыв ранее данного Согласия) влечет невозможность заключения и исполнения договора на оказание медицинских услуг, поскольку система аудиовидеонаблюдения является неотъемлемым элементом организации производственного процесса и обеспечения антитеррористической и противопожарной безопасности, а техническая невозможность отключения записи для отдельного приема исключает возможность оказания услуг пациенту на условиях, отличных от общих.
В таком случае пациенту разъясняется, что он не может быть допущен в помещения клиники для получения медицинской помощи, и договор с ним не заключается (ранее заключенный договор подлежит расторжению с возвратом уплаченных денежных средств за вычетом фактически понесенных расходов).
8.4. Записи, полученные в результате аудиовидеонаблюдения, хранятся не более 30 дней, если иной срок хранения не установлен законодательством Российской Федерации либо не требуется для рассмотрения обращений, претензий, запросов уполномоченных органов или судебных споров.
При отсутствии в течение указанного срока обращений, претензий, запросов либо судебных разбирательств, записи подлежат автоматическому уничтожению. В случае поступления обращения, претензии или запроса срок хранения соответствующих записей продлевается до момента разрешения ситуации по существу, после чего записи уничтожаются.
8.5. Аудиовидеозаписи, получаемые в кабинетах врача, не предназначены для фиксации детализированных клинических манипуляций, не интегрируются в медицинскую документацию пациента и не используются в целях диагностики, планирования или контроля лечения. Качество и масштаб изображения позволяют лишь идентифицировать общую обстановку в кабинете и факт нахождения лиц, но не детализированные медицинские действия. В связи с изложенным на такие записи не распространяются сроки хранения, установленные для медицинской документации (пункт 5.3 настоящей Политики).